PERCORSO DI FORMAZIONE L'ufficio di segreteria di pubblica amministrazione - ANCI Emilia-Romagna

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PERCORSO DI FORMAZIONE L'ufficio di segreteria di pubblica amministrazione

ANCI e Legautonomie Emilia-Romagna presentano il percorso di formazione di due giornate:

 

L'ufficio di segreteria di pubblica amministrazione

 

Bologna, 16 gennaio 2013, dalle 9.00 alle 14.00

Bologna, 23 gennaio 2013, dalle 9.00 alle 14.00

Sede ANCI Emilia-Romagna, sala riunioni, 3° piano, viale Aldo Moro, 64

 

 

Presentazione

Il percorso è pensato per fornire a coloro che lavorano nell’ufficio di segreteria di una Pubblica Amministrazione gli strumenti necessari per capire il funzionamento della struttura e per la gestione delle attività, da quelli semplici alle più complesse. Il ventaglio di operazioni che possono essere eseguite o richieste all’ufficio di segreteria è molteplice e vasto; la segreteria è complessa e l’ufficio rappresenta uno snodo organizzativo fondamentale dell’organizzazione per cui è basilare fornire sia una conoscenza della realtà organizzativa, sia una utile guida per orientarsi tra comportamenti amministrativi, normativi e relazionali.

La formazione tocca alcuni punti fondamentali delle attività di segreteria, dalla gestione delle informazioni alla redazione degli atti, al protocollo alla gestione della agenda del dirigente. Alcuni accenni si faranno alla segreteria politica e ai lavori di preparazione delle sedute consigliari, alla redazione dei verbali e alla gestione delle riunioni.

Il seminario è finalizzato a dare le basi per il lavoro quotidiano, le indicazioni di comportamento e la conoscenza delle norme più frequentemente utilizzate nell’ufficio.

Partendo dalla configurazione dell’ufficio di segreteria e dal ruolo rivestito dagli addetti il corso base intende raggiungere i seguenti obiettivi:

-   fornire la conoscenza dell’organizzazione del contesto in cui si è inseriti;

-   far acquisire quegli elementi basilari per migliorare la qualità del lavoro nello svolgimento quotidiano;

-   sviluppare capacità operative per affrontare in maniera più consapevole i problemi dell’ufficio;

-   migliorare il proprio comportamento al fine di impostare rapporti ideali in campo lavorativo e ottimizzando la funzione di comunicazione e di assistenza.

 

 

Programma

Come si configura una organizzazione amministrativa con particolare riferimento all’ente locale . Inquadramento dell’ufficio di segreteria nella struttura organizzativa complessa; l’articolo 90 del Testo unico degli enti locali, il riconoscimento normativo. La progressiva evoluzione dell’’ufficio di segreteria da ufficio generalista a ufficio specialista;

Il ruolo del responsabile della segreteria e del procedimento : analogie e differenze.

Le attività tipiche della segreteria :

-   la raccolta e la gestione dei documenti; nozione di documento e documento informatico;

-   la raccolta e la gestione della posta;

-   la protocollazione e l’archiviazione dei documenti;

-   la gestione degli atti; come si riconosce un atto e le differenze tra atti; l’atto e l’attività amministrativa: la relazione tra i due concetti;

-   la funzione di comunicazione agli altri uffici;

-   la trasmissione delle informazioni e il reperimento delle stesse;

Le attività possibili : la gestione del consiglio, dalla presa in carico di una deliberazione alla predisposizione dell’atto di convocazione; contenuti dell’atto e dell’ordine del giorno; nozione e funzione dell’ordine del giorno; la redazione del verbale;le votazioni; la conclusione dei lavori consigliari.

La redazione di verbali ; la funzione del verbale e del report; differenza e valenza del verbale di consiglio.

 

La comunicazione :

-   la gestione del rapporto con l’esterno. I principi base della comunicazione interpersonale e i filtri;

-   la comunicazione istituzionale, con riferimento alla legge 150/2000; la comunicazione interna ed esterna, formale ed informale. Il comportamento assertivo;

-   la comunicazione scritta:

-   le caratteristiche generali di uno scritto efficace;

-   la stesura di lettere, verbali e relazioni.

L’accesso alle informazioni  e ai documenti, la normativa attuale.

Il conferimento di informazioni all’esterno , cenni alla normativa sulla privacy.

L'organizzazione del lavoro

-   La gestione del tempo in modo ottimale: i ladri di tempo.

-   Le priorità: come stabilirle e rispettarle e la funzione di assistenza alla dirigenza.

La preparazione delle riunioni ; come si gestisce e come si prepara una riunione e le modalità di conduzione della stessa.

Risposta ai quesiti

 

Destinatari

Responsabili, e loro collaboratori, dell’Ufficio segreteria di Enti Locali

 

Docente

Paola Minetti  Avvocato. Funzionario comunale. Specializzata in Studi sull’Amministrazione Pubblica (SPISA, Università di Bologna). Autore di pubblicazioni in materia. Cultore di diritto amministrativo presso l'Università di Bologna, Facoltà di Scienze politiche.

Domande frequenti

 

Progetti speciali

  • Accordo fra Agenzia delle Entrate e Comuni per il recupero dell’evasione fiscale.

  • Percorsi, opportunità e strategie per i Comuni in Regione, in Italia e in Europa.

 

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